En la actual era digital, con más y más compañías, organizaciones, grupos e individuos que deben mantener, intercambiar y compartir información electrónica en línea, es necesario contar con un sistema simplificado que permita un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida de la gran cantidad de información y documentos que deben ser visitados. Un sistema de gestión documental (DMS) hace exactamente esto.
No cabe duda que un sistema de gestión documental le ayuda a almacenar, gestionar y hacer un buen seguimiento de los documentos pertinentes. Usted puede localizar, recuperar, actualizar y compartir información crítica de los distintos períodos de trabajo y de proyectos de trabajo diferentes de una manera oportuna y eficiente, simplificando así el proceso de trabajo de su empresa u organización, lo que puede también ayuda a reducir gastos.
Hay muchos sistemas de gestión documental que se encuentran disponibles en la actualidad; algunos pueden ser económicos, pero también puede haber algunos bastante caros, o incluso existen sistemas de gestión documental de código abierto para descargar, los cuales se pueden encontrar en múltiples sitios para descargar gratuitamente.
Mientras que el precio es sin duda un factor decisivo en la compra de un sistema de gestión documental, las características ofrecidas por el sistema debe ser la consideración primordial a tener en cuenta. Los más sistemas más costosos no necesariamente tienen las mejores características, o al menos las características que se requieren para las operaciones un negocio determinado, como por ejemplo la gestión de listas.
Puesto que el propósito principal de un sistema de gestión documental es la correcta organización de la información y el buen uso de la gestión de listas, el DMS debe tener una estrategia bien definida, una sección claramente diseñada y dispuesta de forma sistemática que clasifique correctamente todos los directorios que se encuentran y sus carpetas y archivos, junto con toda su información específica en relación con el autor, el tamaño , las modificaciones realizadas, las fechas de creación y modificación, y cualquier otro detalle pertinente.
Usted debe ser capaz de acceder a toda la información con un simple clic de los botones y añadir, editar, borrar y renombrar los documentos que desee. También debe ser capaz de ajustar la configuración de privacidad o de visión. Otra característica de un sistema de gestión documental es que usted pueda tener la posibilidad de cargar o descargar archivos.
Un buen sistema de gestión documental debe permitirle al usuario buscar archivos con palabras clave relevantes, también debe ser capaz de almacenar los archivos de exigir en su propia biblioteca personal en línea desde donde se puede acceder o descargar en cualquier momento. Usted también tendrá funciones administrativas que le permitan supervisar la gestión de listas, grupos o usuarios individuales.
Un fascinante tema, aunque también conlleva otras connotaciones. Por ejemplo, tener un excelente sistema de respaldo, debido a que la mayoría de los documentos son digitales.
ResponderEliminarOtro factor que afecta el éxito de los DMS, es el que la organización empuje y facilite el uso del soporte digital. He notado como en muchas empresas, llegan inclusiva a imprimir los correos electrónicos, como soportes de sus conversaciones o transacciones, archivando los mismos físicamente. Por lo que, en vez de ir a soluciones digitales, estas no son más que un canal, pero el soporte siguen siendo los documentos impresos.
Entonces, aunque estamos en una "era digital", aún son muchas las empresas que siguen con el método tradicional de tener todo en "papel".